In den letzten Monaten war nicht nur aufgrund der vielen Buchungen für die neue Saison viel Bewegung auf den Datenautobahnen in der Hamburger DEW-Zentrale, auch die Umstellung auf ein neues Buchungssystem sorgte für Dynamik. Der 22 Jahre alte Student der Fachhochschule Wedel Torben Skolaster testete im Rahmen seiner Abschlussarbeit die ein oder andere Hotelbuchungssoftware für das DEW und bringt aktuell die neue ausgewählte Software gemeinsam mit den Mitarbeitenden der Geschäftsstelle ins Rollen. Ein Grund genug für DEW-Internetredaktion sich mit Torben Skolaster zum Interview zu treffen:
„In erster Linie ging es natürlich darum, ein praktisches Projekt für das Examen vorweisen zu können. Als der Kontakt mit DEW-Geschäftsführer Uwe Schiemann zustande kam und wir uns trafen, war ich begeistert vom Leitbild des DEW. Perfekter Zeitpunkt etwas Gemeinnütziges tun zu können und gleichzeitig die Rahmenbedingungen zu erfüllen. Die Motivation entstand in den ersten Wochen, zum einen durch die fordernden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Geschäftsstelle und zum anderen durch die Arbeitsabläufe, welche dringend Verbesserung nötig hatten. Darüber hinaus war mir von vornherein klar, dass ich keine theoretische Ausarbeitung machen wollte, deren Themen schon Dutzende anderer angehende Absolventen meines Studienganges Wirtschaftsinformatik durchgekaut haben. Ich wollte etwas Praktisches auf die Beine stellen, mit Nutzen und Nachhaltigkeit. Die Tätigkeit beim DEW war der praktische Teil meiner Abschlussarbeit. Eine ausführliche, schriftliche Dokumentation der Analyse und Umsetzung rundete das Ganze ab. So entstand meine Abschlussarbeit mit dem Titel „Analyse und Umsetzung einer geeigneten Reservierungssoftware mit grafischem Belegungsplan für das gemeinnützige Deutsche Erholungswerk e.V.”
„Eine der großen Herausforderungen war anfangs die genaue Analyse der verschiedenen Arbeitsabläufe. Ich musste jedes noch so kleines Detail kennen, um an Verbesserungen und Neuerungen sinnvoll arbeiten zu können. Deshalb habe ich mich wochenlang mit der Bestandsaufnahme auseinander gesetzt um jeden Prozess genauestens nachvollziehen zu können. Mir war es wichtig, eine einwandfreie Kommunikation mit den Mitarbeitern aufzubauen, um auf deren Anregungen und Wünsche einzugehen und von Beginn an eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entstehen zu lassen.”
„In erster Linie verbessern sich die Prozesse in der Belegung. Mit neuer EDV und moderner Software kann effektiver und zugleich effizienter gearbeitet werden. So werden die Mietobjekte grafisch auf Monitoren dargestellt, was eine bessere Übersichtlichkeit und Bedienung nach sich zieht. Die Verwaltung der Buchungen über die analogen Journale läuft nun nach und nach aus. Von Anfang an erfolgt zukünftig eine elektronische Datenverarbeitung, was nicht nur die Reservierung eines Objektes beschleunigt, sondern auch die Kommunikation mit den Gästen deutlich verbessert. So wird in Zukunft das Ausdrucken von Informationen und anschließendem Versand per Post - welches nicht nur teurer, sondern auch arbeitsaufwendiger ist - größtenteils durch E-Mail Verkehr ersetzt. Die Verarbeitung von eingehenden Buchungsanfragen wird enorm beschleunigt und es bleibt mehr Zeit, um den Gast besser beraten zu können. Das wird eine höhere Auslastung und damit mehr Umsatz bringen, sodass sich das ganze Projekt selbst refinanziert.”
„Ich konnte für eine bestimmte Zeit interessante und neue Einblicke in die Arbeitswelt eines gemeinnützigen Vereins bekommen. Damit hat sich ein sehr großer Kontrast zwischen meiner inzwischen dreijährigen Werkstudententätigkeit in einem der führenden internationalen Technologieunternehmen der Welt und dem gemeinnützigen Vereinswesen ergeben. Das waren schon viele bereichernde Erfahrungen von denen ich sicherlich im Leben profitieren und punkten kann. Immerhin konnte ich ein wichtiges IT-Projekt in jungen Jahren umsetzen und über den Tellerrand schauen.”
Torben Skolaster an seinem Arbeitsplatz in der DEW Geschäftsstelle in Hamburg
Präsentation der Ergebnisse des Studienprojektes auf der DEW Jahrestagung
in Schneverdingen durch Torben Skolaster
Kontakt:
Deutsches Erholungswerk e.V.
Uwe Schiemann, Geschäftsführer,
Gotenstraße 19, 20097 Hamburg
Tel.: 0049 (0)40 / 413 45 752, Mobil: 0171 263 262 7
Mail: uwe.schiemann@dew-hamburg.de
www.dew-hamburg.de
